I februar er det fem år siden lanseringen av MAKS-søk. Arkitektbedriftenes byggesøknadsløsning var den første løsningen som kunne tilby en hel byggesøknad fra nabovarsel til ferdigattest.
Bakgrunnen for å utvikle en digital søknadsløsning på lisens fra DiBKs FellestjenesteBygg, var et ønske om en løsning tilpasset arkitektens behov i rollen som ansvarlig søker. Arkitekter utgjør en betydelig andel av alle ansvarlige søkere, spesielt i komplekse søknader med rammesøknader og flere trinn for igangsettingstillatelse.
-Det var et naturlig steg å utvide kvalitetssikringssystemet MAKS med en digital søknadsløsning. Dette trakk til seg et betydelig antall brukere fra start. Vi er stolte av at vi har beholdt disse brukerne, samtidig som antallet har vokst jevnt de siste fem årene, forteller Janeche Bull Borander, utviklingssjef i Arkitektbedriftene i Norge.
Jevn økning av søknader
Antall innsendte søknader har hatt en jevn økning siden 2019. I 2023 ble det samlet sendt ca. 9000 ulike typer søknader, og løsningen hadde ca. 22% av alle rammesøknadene sendt gjennom FellestjenesteBygg. En stor del av disse søknadsforløpene er omfattende, med mange del-søknader og ansvarlige foretak.
Noen av de mange fornøyde stor-brukerne av løsningen er Arkipelet arkitekter, KB arkitekter og Omega 365.
- MAKS-søk har for vårt kontor klart å ta oss fra fjernlagring av papirer - til én oversiktlig og digital løsning for søknadsprosess og prosjekteringsoversikt. De digitale fordelene med å registrere ansvarlige foretak, innhente/sende ut erklæringer og søknader er både tidsbesparende og enkelt.
MAKS-søk er i tillegg oversiktlig for selve prosjektstatusen og gir alle involverte kolleger muligheten til på enhver tid å sjekke fremdrift i saksgang, status på erklæringer, evt. dispensasjoner og krav til oppfylling i hvert stadie av saksgangen, sier Marte Ringstad hos Arkipelet.
Mette Paulsen hos KB fremhever:
- MAKS-søk er en søknadsløsning som er enkel i bruk og er godt integrert i MAKS (kvalitetssystem). MAKS-søk gir en ryddig oversikt over byggesaken, både med tanke på foretak, ansvar, samsvar og vedtak, med mer. Dette bidrar til økt effektivitet i prosjektene.
Det følges opp av Elisabeth Silde fra Omega 365:
- Vi liker godt MAKS-søk da vi kan ha oversikt over hele søknadsprosessen i en og samme løsning, med både nabovarsling, søknad til arbeidstilsynet og søknaden til kommunen. Systemet er enkelt bygd opp, slik at en raskt kan sette seg inn i løsningen, og en får sendt alt digitalt til signering. Vi opplever også at entreprenører er svært positive til at ansvarsretter og samsvarserklæringer hentes inn digitalt. Det er tidsbesparende å fylle disse ut digitalt, og veldig oversiktlig å ha ansvarsretter og samsvarserklæringer liggende i MAKS på ulike prosjekter.
Kontinuerlig utvikling
I løpet av disse årene har den felles plattformen for byggesøknader, FellestjenesteBygg, gjennomgått kontinuerlig utvikling. Dette krever at vi stadig tilpasser vår løsning. Vi har fått flere nye funksjoner som automatisk sjekk mot nasjonale sjekklister, endringssøknad, supplering av eksisterende søknad, og mulighet for å innhente tiltakshavers signatur, for å nevne noen. I tillegg har Arbeidstilsynet blitt en del av økosystemet, og vi tilbyr muligheten for å sende digitale søknader med automatisk samtykke. Dette reduserer både papirarbeid for brukerne og saksbehandlingstid for prosjektet.
Nå som de grunnleggende funksjonene for digitale søknader er etablert, ser vi frem til å intensivere arbeidet med å styrke koblingen mellom MAKS-søk og kvalitetssikringssystemet, spesielt med tanke på å tilpasse løsningen ytterligere til arkitektenes spesifikke behov. Denne koblingen setter brukerne pris på.
Marte Ringstad sier, - Gjennom å bruke kvalitetsplanen i MAKS, MAKS-søk og gjennomføringsplanen har vi én sømløs samlet løsning for kvalitetssikring, sidemannskontroll, prosjekteringsoversikt og søknadsprosess.
For tiden arbeider kommunene og FellestjenesteBygg med å legge til rette for at vedtak, mangelbrev og andre relevante dokumenter kan sendes tilbake til byggesøknadsløsningene i et digitalt format. Dette er et betydelig skritt fremover i digitaliseringsprosessen, og vi ser fram til å kunne tilby mottak av dokumenter i MAKS-søk med stor forventning.
Brukermedvirkning og support
Vi er hele tiden opptatt av å videreutvikle både funksjonalitet og brukergrensesnitt slik at søkeløsningen blir et best mulig verktøy. Mange endringer og oppdateringer vi har gjort er på bakgrunn av tilbakemeldinger og ønsker fra brukerne og MAKS-utvalget. Vi opplever stort engasjement hos mange, og får stadig innspill og forslag til forbedringer. De overordnede føringene som ligger i FellestjenesteBygg setter noen begrensninger, men vi setter uansett stor pris på innspill fra dere!
Vi får også gjennomgående gode tilbakemeldinger på supportfunksjonen vår.
- Brukergrensesnittet er lett forståelig, og kommunikasjonen med MAKS-søk ift. utbedring av funksjoner eller hjelp til evt. spørsmål har vært effektiv og lydhør, sier Marte Ringstad.
Silja Jensen fra Metamorf arkitekter er også fornøyd med løsningen og sier,
- MAKS-søk er superenkelt å bruke. Alle nødvendig skjema og informasjonsfelt er lett søkbare med fornuftig brukergrensesnitt. Support er gode på å gi kjappe tilbakemeldinger.
Dette bekreftes av Mette Paulsen,
- Vi ønsker også å trekke frem at MAKS-søk har en brukerstøtte som har en imponerende god responstid.
En komplett løsning for arkitekter og ansvarlig søkere!