Har du som arbeidsgiver oversikt over ferielovgivingen? Våren er i full anmars, og det betyr at sommerferien er nærmere enn du tror. Her er informasjon du bør være oppmerksom på.
Ute i god tid
I henhold til ferieloven kan arbeidstaker som hovedregel krave å få avklart sine ferieuker senest to måneder før hen skal ut i ferie. I år starter fellesferien 6. juli, noe som betyr at dersom de ansatte skal ha fri fra fellesferien og utover kan de kreve dette avklart innen 5. mai.
Dersom det er ansatte som vil ha ferie fra et tidligere tidspunkt, vil fristen forskyves deretter. Det vil naturligvis være mulig å avtale uttak i ferie i nærmere tid enn to måneder, men arbeidsgiver har da som hovedregel ikke anledning til å pålegge arbeidstakeren uttak av ferie, det må basere seg på en enighet. Det vil si at dersom du som arbeidsgiver er avhengig av at ansatte har ferie på et gitt tidspunkt, eksempelvis fordi kontoret har stengt, eller fordi du må sørge for at det alltid er bemanning på kontoret, så må ferietidspunkt som avviker fra den ansattes ønske formidles to måneder i forkant.
Det er verdt å påpeke at tomånedersfristen er en ordensregel hvor overtredelse ikke medfører ugyldighet, men det kan få betydning for utmåling av eventuelle erstatningskrav skulle dette oppstå.
Dersom du ikke allerede har startet prosessen med å få ferieønsker fra de ansatte vil vi derfor anbefale at du gjør dette så raskt som mulig. Ferieloven gir nemlig krav om at fastsettelse av ferietiden skal drøftes med den enkelte arbeidstaker eller de tillitsvalgte. Husk likevel at du som arbeidsgiver har styringsretten for når den enkelte arbeidstaker skal få avholde ferien sin dersom dere ikke blir enige, men arbeidstaker kan kreve minst 3 uker ferie blir gitt mellom 1. juni og 30. september.
Feriens lengde
Ferieloven gir arbeidstaker krav på 25 dager ferie, som tilsvarer fire uker og én dag. Dette skjer fordi ferieloven også regner lørdager som en av de 25 dagene. Det er imidlertid vanlig at arbeidstaker gjennom individuell eller felles arbeidsavtale, eksempelvis tariffavtalen mellom Arkitektbedriftene og AFAG, har krav på fem uker ferie. Arbeidstaker er da gitt fire ekstra feriedager, slik at fire uker og én dag blir fem uker.
Arbeidstakere som fyller 60 år i løpet av ferieåret, det vil si i løpet av 2020, og de som er eldre, har krav på 6 ekstra virkedager ferie. Dette inkluderer som tidligere uttak av en lørdag, så dersom feriedagene deles opp istedenfor å tas ut som en hel uke fri har arbeidstakeren kun rett på så mange dager fri som vedkommende har arbeidsdager i løpet av en normal uke. Ved oppdeling i enkeltdager vil en som jobber 100 % derfor kun kunne ta ut fem enkeltdager, og en som jobber 60 % vil kunne ta ut tre enkeltdager.
Arbeidstakere som vil ta ut denne ferieuken må gi minst to ukers varsel før ferien skal avvikles.
Overføring av ferie
Hovedregelen er at arbeidstaker skal ta ut all ferie i løpet av året. Det er imidlertid gitt en mulighet for å lage en avtale om avvikling av forskuddsferie eller overføring av ferie til påfølgende år oppad avgrenset til 12 dager. Det er likevel slik at ferie som ikke har blitt avviklet i strid med loven, også det som overstiger 12 dager, skal overføres til påfølgende år. Det er ikke lov å betale ut eventuell gjenstående ferie.
Arbeidstakere som begynte å arbeide i 2019 eller 2020, og som derfor ikke har opptjent fulle feriepenger behøver ikke ta ut mer ferie enn de har dekket gjennom det de har tjent inn i feriepenger. De kan velge å ta ubetalt ferie, men dersom de ikke gjør dette, så vil disse dagene ikke bli overført til påfølgende år.
Ferie for permitterte arbeidstakere
I år er vi uheldigvis inne i en periode hvor Covid-19 har ført til en del permitteringer, og dette medfører at det er en ny situasjon for mange, som gir nye spørsmål.
Ettersom arbeidsforholdet fortsatt består under en permittering, så er utgangspunktet at ferien skal avholdes som normalt. Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne tar ut ferie i tråd med ferielovens bestemmelser. Det innebærer eksempelvis for arbeidstakere hvor permitteringen maks kan løpe ut august, så kan uttaket av ferien utsettes til september hvis ønsket, men den kan også tas ut i perioden hvor de er under permittering.
Etter ferielovens hovedregel skal arbeidstakerne trekkes i lønn på tidspunktet de tar ferien, eller en del av ferien, og få tilsvarende del av feriepengene utbetalt. Dette er likevel lite brukt i praksis, og den vanlige løsningen er at arbeidsgiver betaler alle feriepengene i juni, samtidig som de da gjør lønnstrekket for det antall ferieuker den ansatte har krav på. Dersom arbeidstakerne fortsatt er permittert i juni vil det naturligvis ikke være noen lønn å trekke av og spørsmålet om hvordan dette da skal løses oppstår.
Den enkleste løsningen vil være å gå tilbake til lovens utgangspunkt. Arbeidsgiver løser da problemstillingen ved å gi arbeidstaker feriepenger for den delen av ferien som tas ut. Dersom arbeidstaker tar ut tre av fem uker ferie, så utbetaler arbeidsgiver 60 % av oppsparte feriepenger.
Arbeidstaker skal da samtidig melde fra til NAV om at vedkommende har ferie, slik at NAV midlertidig stopper utbetalingen av dagpenger i tilsvarende periode. Det resterende av feriepengene kan man da betale ut samtidig med trekk i lønn når arbeidstaker avholder resten av ferien sin etter at vedkommende er tilbake i jobb.
For ferie som allerede er avholdt uten at det da ble trukket i lønn, så kan disse dagene enten trekkes av feriepengene, eller trekkes av senere lønnsutbetaling.
Det vil også være mulig å utbetale feriepengene som vanlig nå, for så å gjøre lønnstrekk ved senere lønnsutbetaling etter at arbeidstaker er tilbake i jobb. Her vil vi likevel anbefale dere å eventuelt komme til enighet med de ansatte, ettersom det vil kunne være vanskelig å gå eksempelvis hele september uten å få utbetalt noe fra arbeidsgiver, særlig dersom man ikke har vært tilstrekkelig flink til å spare opp feriepengene som ble utbetalt i juni.
Andre spørsmål
Har du andre spørsmål om ferie eller feriepenger, ta kontakt med vår juridiske rådgiver Mathias Haugland